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Architettura dell’informazione e processi interni: Il caso del Consiglio regionale dell’Umbria

Come mappare l’architettura dell’informazione sui processi interni della pubblica amministrazione? L’intervento sul redesign del sito web del Consiglio regionale dell’Umbria, presentato da Andrea Giottoli al Terzo summit italiano di architettura dell’informazione, costituisce un modello elegante e riutilizzabile.

Nota: dopo il 2012, il sito ha subito un drastico redesign (peggiorativo, a mio avviso). Quanto segue si riferisce al sito online fino al 2012.

Ne riporto qui i passaggi più significativi (in fondo all’articolo i link per il download del materiale completo).

L’idea di fondo è quella di descrivere il Consiglio regionale, le sue strutture e le sue attività attraverso due canali principali.

Da un lato a partire dalla descrizione della struttura in maniera classica, secondo uno schema razionale che prevede l’incasellamento delle informazioni e dei contenuti in quella che viene normalmente rappresentata come una gerarchia ad albero.

[…] L’altro approccio che caratterizza l’organizzazione dei contenuti e la loro presentazione nel nuovo sito parte invece dall’idea di “raccontare” il Consiglio regionale dalla sua attività fondamentale, ovvero quella legislativa. In questo caso l’unità base di questo “racconto” non potrebbe essere altri che l’ATTO NORMATIVO (la consultazione del database degli atti normativi è peraltro uno dei cardini dei servizi offerti attraverso il sito)

(Giottoli 2009b, p. 5).

Le aree logico-funzionali del sito come mappa dei processi

Così le 3 macroaree principali del sito (evidenziate anche in homepage):

  • l’attività legislativa
  • l’informazione e la partecipazione
  • il Consiglio

corrispondono ai 3 processi caratterizzanti dell’Ente (i 2 citati prima più quello trasversale dell’informazione/partecipazione).

Tuttavia, per evitare l’effetto silos, ciascuna sezione intrattiene un costante dialogo con l’altra, in modo che ogni contenuto possa essere di volta in volta intercettato mediante più percorsi, richiamando ad ogni nodo tutti gli altri elementi ad esso correlati (secondo il noto modello della raccolta delle bacche o berrypicking).

Una volta quindi che l’utente (con un sistema di ricerca […] a faccette) trova un contenuto di suo interesse, il sito
restituirà non più soltanto i documenti istruttori in senso stretto ma, in tempo reale, renderà possibile la consultazione di tutte le attività o i contenuti in qualche modo correlati all’atto stesso, attività e contenuti “generati” dagli uffici competenti ai diversi livelli della struttura (si pensi alle news dell’Ufficio stampa piuttosto che gli spogli periodici della Bibliomediateca o gli approfondimenti di ricerca della sezione Studi Giuridici).

Si tratta di fatto di un sistema di navigazione dei contenuti alternativo (così da intercettare esigenze e mappe cognitive diverse) a quello descritto in precedenza ma ad esso ridondante. I contenuti infatti saranno ovviamente gli stessi, generati una sola volta dai soggetti competenti che provvederanno in più soltanto alla taggatura di questi contenuti, associandoli (ove ritengono opportuno e comunque secondo prassi e regole predeterminate) a determinati Atti normativi (pp. 5-6).

Scrive ancora Andrea Giottoli.

In risposta alle esigenze sempre più evidenti che emergono dai processi interni dell’Ente (ma in genere della PA), […] nel progettare questo sito si è percorsa una via orientata al supporto e all’implementazione di tali nuove tendenze. In concreto si è voluto, nella fase di analisi e quindi in quella progettuale, coinvolgere in maniera importante i soggetti e gli operatori attivi di questi processi.

[…] con la riprogettazione di questo sito web vorremmo cogliere l’occasione per rendere i soggetti attivi della struttura maggiormente consapevoli che i nuovi concetti tracciati per una PA moderna […] non passano più solo per singoli progetti più o meno sperimentali [o] invenzioni tecnologiche estemporanee, ma trovano la loro soluzione nelle prassi e nelle abitudini quotidiane. Quando i processi, le azioni, i percorsi operativi saranno intrinsecamente contaminati dai nuovi orizzonti di condivisione e “pubblicizzazione globale”, ed in questo il sito web ne è terreno sperimentale imprescindibile, solo allora potremo cominciare a parlare realmente di tutto il corollario di concetti che sostanziano il senso della e-democracy stessa (pp. 3-4).

La classificazione a faccette per gli atti normativi

La sperimentazione del modello a faccette è stata scelta per risolvere il problema della ricerca degli atti all’interno del database. Attualmente infatti tale ricerca risulta estremamente complessa rappresentando di fatto uno scoglio per quanti si confrontano con tale sistema senza essere “addetti ai lavori”. Va specificato comunque che la mole di dati ed il livello di dettaglio e approfondimento rispetto agli atti è molto avanzato, pertanto l’esigenza rimane comunque quella di non rinunciare a tale completezza di informazione.

In quanto sperimentale si è scelto quindi di utilizzare tale prassi di classificazione e organizzazione degli atti non sull’intero universo normativo ma soltanto sulle tipologie di atti “maggiormente rilevanti”. Inoltre si è deciso di mantenere anche sul nuovo sito il sistema tradizionale di interrogazione del database. La classificazione degli atti secondo la logica a faccette è sembrata essere una soluzione plausibile in particolare per le qualità degli atti normativi che si presentano sufficientemente omogenei per essere descritti secondo un numero limitato di “faccette” fortemente caratterizzanti.

L’esigenza di non aumentare in alcun modo il carico di lavoro di quanti attualmente si occupano di classificazione degli atti (disciplina peraltro regolamentata e standardizzata a livello nazionale) ci ha orientato alla definizione di una tabella di conversione automatica tra la classificazione standard e quella a faccette. In altre parole l’attuale sistema di classificazione è sufficientemente approfondito da poterne derivane uno di fatto più semplice accorpando molte delle categorie e delle caratteristiche specifiche. La soluzione progettata prevede in definitiva solo 4 faccette con relativi fuochi garantendo, si presume, un’interfaccia di interazione per la ricerca molto più semplice e intuitiva (p. 6).

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